開好會的三項原則

　　 會議是組織生活的一項重要活動。作為一種溝通方式，會議非常重要。它為領(lǐng)導者提供了傳播愿景、制定戰(zhàn)略計劃，以及制定威脅和機會應對計劃的機制。會議還有助于集思廣益，？并提高員工的參與度。然而，與那些有價值、富有成效的會議相比，有太多的會議是在浪費時間。

　　 在組織內(nèi)部，會議對員工社會化、員工關(guān)系建設(shè)，以及文化的形成起到了巨大作用。會議除了能探討亟待解決的議題之外，還可加強正式或非正式的報告結(jié)構(gòu)，提供有關(guān)組織價值、權(quán)力傳遞等的線索。就成本而言，沒有免費的會議。將一位CEO和幾位副總裁聚到一起幾個小時，可能會耗資數(shù)萬美元。

　　 人們實際花在會議上的時間有多少？員工有沒有被過多的會議折騰得焦頭爛額？在員工眼中，他們花在會議上的時間到底有多浪費？企業(yè)怎樣才能更好地利用會議時間？

　　 要花多少時間

　　 據(jù)保守估計，普通員工每周花在例行會議上的時間大約是6小時，管理人員花的時間比普通員工多。據(jù)估計，高級經(jīng)理每周參加會議的時間大約是23小時。一般來講，大型組織的員工參加的會議比小型組織的多。

　　 很少有跡象表明，會議的數(shù)量在趨向穩(wěn)定，或者有所減少。有研究顯示，從20世紀60年代到80年代，普通經(jīng)理參加的會議的數(shù)量翻了一番。一項針對1，900名企業(yè)領(lǐng)導者的調(diào)查表明，72％的人認為花在會議上的時間比過去5年增加了；49％的人預計將來花在會議上的時間會增加。會議的數(shù)量不是在減，而是在加。

　　 在很大程度上，會議時間的增加是由于現(xiàn)在組織本身的變化造成的。如今的組織變得比以往任何時候都更為扁平，層級當然也更少了。他們的團隊采用自我管理，企業(yè)傾向于向下面的員工充分授權(quán)，追求改進?；趩T工擁有組織所需的重要信息和其他資源的假設(shè)，即通過員工之間的互動可以激發(fā)重要思想和創(chuàng)新理念，會議通常被當作一種溝通媒介。

　　 有多不堪負荷

　　 可能有人會認為，花太多的時間參加會議，會影響員工的士氣。然而，研究人員發(fā)現(xiàn)，人們參加會議的情況（參加會議的數(shù)量和時間）與工作滿意度之間沒有直接關(guān)系。另外，他們發(fā)現(xiàn)，參加會議的需要與工作滿意度之間的關(guān)系取決于個人的“上進心”。有實現(xiàn)工作目標強烈愿望的人，隨著所參加會議數(shù)量的增加，工作滿意度會降低；目標感不強的人，實際上渴望參加更多的會議。

　　 就質(zhì)量而言，被認為效率低下的會議，對員工在工作日結(jié)束時的感覺及其總體工作滿意度有很大的負面影響。有三項不同的研究表明，對工作滿意度影響最大的因素，是人們對所參加會議效果的感覺。如果會議的時間延長，負面感覺會加劇。如果一個員工參加的是一個亂糟糟的會議，他會感到壓抑，會對工作產(chǎn)生不滿，會更想離開。

　　 真那么糟糕嗎

　　 當我們告訴一名普通的企業(yè)員工或領(lǐng)導者，我們正在做會議研究時，許多人都有一種所謂的“會議地獄”的感嘆。我們收集到的一些數(shù)據(jù)與我們碰到的上述情況是一致的，即超過半數(shù)的被調(diào)查人員表示，他們會公開抱怨會議。

　　 然而，“會議抱怨一族”中的多數(shù)人都承認，事實上會議并沒有像他們說的那么糟糕。

　　 當從會議效果的角度去了解會議的總體情況，絕大多數(shù)人的回答都是正面的—大約17％的人認為很好和非常好，42％的人認為好，25％的人認為不好也不壞，只有15％的人認為不好或很糟糕。當被問及最近一次會議的效果時，做正面回答的就更多了—36％的人認為很好和非常好，33％的人認為好，16％的人認為不好也不壞，16％的人認為不好或很糟糕。對最近一次會議做出正面評價的員工中，超過半數(shù)的人認為，他們從會議中看到了改進的機會。

　　 其實可以開得更好

　　 考慮到花在會議上的時間與金錢，提高它的有效性理應成為組織的一個重要目標。為此，企業(yè)應重視三點：提高員工和經(jīng)理的開會技巧；設(shè)定標準；采用最好的、創(chuàng)新性的方法召開特殊會議。

　　 評估和提高開會技巧。盡管大多數(shù)員工都認為他們具有較高的開會技巧，但事實并非如此。如果員工簡單地學習一些會議的基本技巧，比如，如何準備會議議程、如何鼓勵參與，以及如何協(xié)調(diào)文化差異和解決沖突等，許多企業(yè)都將看到開會情況的重大改進。

　　 公司在會議上投入了很多金錢，但讓人驚訝的是，這些錢很少用在改善員工開會技巧上，也很少用在調(diào)查員工如何看待會議上。首先，企業(yè)應定期調(diào)查員工對會議的評價，并應將這種調(diào)查作為年度員工調(diào)查程序的一部分。另外，從一個部門、分公司和整個組織的角度考察會議效果，是進行會議問題診斷和改進會議議程的有效途徑。

　　 為了激勵員工提高開會技巧，組織應在員工績效考核體系中加入這項指標，從而使員工對自己的行為負責。除了要讓主管給員工提供反饋意見外，組織還可為員工的開會技巧提供全方位的評估，即從下屬和同級人員處獲得意見。

　　 設(shè)定標準。會議管理的首要原則是，要知道何時某種方法適用，何時其他方法適用或更好。與其讓個人去選擇，不如由組織設(shè)定一些通用的指導方針。比如，當一個未解決的問題阻礙了一個涉及多個部門的項目的推進時，你可以召集一次會議。又或者，只有當會議議程緊迫且需要全體人員共同參與時，才召開會議。

　　 設(shè)立標準的目標不應僅僅是為了滿足會議本身的利益，也不要因為某次會議是周例會就為它設(shè)立標準。一旦組織者要召開會議，他們必須確定哪些人需實際出席會議，哪些人不需要，以及如何讓沒有出席會議的相關(guān)方知悉會議內(nèi)容。公司應該給員工自由，允許他們不參加與之無關(guān)或超出其專業(yè)知識范圍之外的會議。

　　 組織的每個部門也會設(shè)立自己的會議標準。我們贊成這種雙重標準，即核心小組成員和外圍人員可以通過不同方式參加會議。核心小組成員是指對推動會上要討論的議題有直接作用的人員。外圍人員可提供重要的專業(yè)知識和建議，但他們的參與不是對每次決策都是必要的。與其讓他們參加每次會議，不如在需要他們意見的時候讓他們參與，這樣效果會更好。只有將兩種角色的重要性及劃分的理由都與他們溝通好了，才可避免雙方因是否參加了每次會議而產(chǎn)生不良情緒。

　　 采用最好的方法。為了開好會議，組織者應知道哪些方法適用，哪些不適用，并且應該采用最好的方法。下面是一些應緊記的基本原則：

　　 第一，提前計劃會議，以使會議效率最大化。在會議召開之前，組織者應提前發(fā)出會議議程及相關(guān)背景資料。如方便，應邀請與會者對議程進行補充。會議議程應給出每個議題的大致時間。這樣做，一是為了提高效率，二是為了保證每個議題有充分的討論時間。

　　 議題討論的順序也很重要。例如，在一個以解決問題為重點的會議上，在討論解決方案之前，首先應保證每個人都已同意了對該問題的界定。同樣，在權(quán)衡特定的解決方案之前，方案的標準必須是事先經(jīng)過討論的。

　　 第二，建立清晰的基本規(guī)則。為鼓勵參與、明確會議重點，以及獲得預期效果，會議應該程序化。如果小組要召開一個連續(xù)性的會議，那么在第一次會議時，就應該制定出基本規(guī)則。這樣也有助于確定領(lǐng)導者和參與者的角色及對他們的期望值，以及當這些人未能充分發(fā)揮其角色責任時，反饋建設(shè)性意見的機制。

　　 第三，不要害怕嘗試新技術(shù)，以及在新場所召開會議。會議組織者應該大膽嘗試能鼓勵參與和激發(fā)思想火化的新方法。比如，在會議期間或讓人們進行幾分鐘的腦力激蕩，將與會者分成幾個小組等。又比如，還可指定某位小組成員扮演某些特殊角色（例如，扮演顧客或者未來參加會議的股東）。同樣，在新環(huán)境中召開會議有助于激發(fā)創(chuàng)新和打破陳規(guī)。

　　 第四，建立會議評估機制。為增強會議的有效性，與會者應定期對會議進行評估，找出哪些地方需要改進。即使不為這次會議，也可為下次會議做準備。另外，還應檢查一下會議的進度和流程，以及會議的基本規(guī)則和效果。